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Verfahrensdokumentation

Eine Verfahrensdokumentation beschreibt buchungsrelevante Abläufe im Unternehmen sowie die dabei verwendete Hard- und Software. So schreiben es die Grundsätze der ordnungsgemäßen digitalen Buchführung (GoBD) vor.

 

Mit Hilfe der Dokumentation sollen Betriebsprüfer alle steuerlich relevanten Informationen und Prozesse schnell nachvollziehen und überprüfen können. Unternehmen müssen daher genau beschreiben, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.

 

Die Gründe für die Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation sind leicht nachvollziehen. Aber gerade kleine und mittelständische Unternehmen sind mit der Erstellung einer Verfahrensdokumentation häufig überfordert. Es fehlen ihnen sowohl an zeitlichen als auch personellen Ressourcen.

 

Die Forderung der Finanzverwaltung

Zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit von Aufzeichnungen und Buchungen z.B. von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben können Finanzbeamte ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung während der üblichen Geschäftszeiten das Unternehmen besuchen. So können Sachverhalte festgestellt werden, die für die Besteuerung erheblich sein können.  Viele Finanzämter stocken nun massiv Personal auf und schulen die Umsatzsteuer-Sonderprüfer in Sachen „Kassennachschau“.

 

Sie sollten daher nicht glauben, dass es „nicht so schlimm werden wird“. Die Anzahl der monatlichen Prüfungen ist seit Anfang 2018 immer mehr gestiegen. Ob kleine, mittlere oder größere Unternehmen, wenn die Organisationsunterlagen nicht vorliegen, müssen Sie Hinzuschätzungen in Kauf nehmen.

 

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